Privacyverklaring
OuderDok vzw verbindt zich ertoe alle nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (d.i. de Gegevensbeschermingswet) en de verordening (EU) 2016/679 van het Europees parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (d.i. de Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG, ook wel General Data Protection Regulation of GDPR).
Als verwerkingsverantwoordelijke bepaalt OuderDok alle technische en organisatorische middelen en de doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens.
-
Rechtspersoon: OuderDok
-
Rechtsvorm: Vereniging zonder winstoogmerk
-
Ondernemingsnummer: 1025.167.066
Algemene privacyverklaring
OuderDok vzw verzamelt en verwerkt diverse persoonsgegevens. Dit is noodzakelijk om haar doel, met name het ontwikkelen, organiseren en coördineren van een intersectoraal inloophuis voor ouders, mogelijk te maken. De organisatie vindt het respecteren van de privacy en rechten van elkeen belangrijk.
In deze algemene privacyverklaring wil OuderDok heldere en transparante informatie geven over welke persoonsgegevens verzameld worden en hoe er mee omgegaan wordt. Het is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de Gegevensbeschermingswet en de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan onderstaande informatie. OuderDok kan de privacyverklaring dan ook ten allen tijde aanpassen. Wijzigingen maken we kenbaar via de website.
Toepassingsgebied
Deze verklaring is van toepassing binnen OuderDok en heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van:
▪ stichtende leden en toegetreden leden van de algemene vergadering, leden van het bestuursorgaan, vrijwilligers;
▪ lectoren, personen die een workshop geven, …
▪ ouders en kinderen die bv. ingeschreven zijn voor een workshop of lezing
▪ derden zoals bv. leveranciers, elkeen die contact opneemt met onze vzw (bv. via een contactformulier op de website), gebruikers website …
Verantwoordelijken
Het bestuursorgaan van OuderDok is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens. Elfi Van den haute is door het bestuursorgaan aangesteld als voorzitter.
In OuderDok is Mario Berth aangeduid als aanspreekpunt informatieveiligheid, te contacteren via info@ouderdok.be of 0469/78.46.60.
Het aanspreekpunt informatieveiligheid en het bestuursorgaan doen voor advies en ondersteuning een beroep op een Data Protection Officer (DPO) via katrien.debeil@ouderdok.be.
Wetgeving en begripsomschrijvingen
OuderDok verbindt zich ertoe alle nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de Gegevensbeschermingswet en de AVG.
In deze privacyverklaring verstaan we onder volgende begrippen:
▪ Persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon
▪ Gevoelige persoonsgegevens: gegevens over ras, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakvereniging, gezondheid, seksuele leven, verdenkingen, vervolgingen, strafrechtelijke of bestuurlijke veroordelingen
▪ Verwerking van persoonsgegevens: alles wat men met een persoonsgegeven doet, zoals vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander en vernietigen
▪ Verwerkersovereenkomst: regelt de verantwoordelijkheden wanneer OuderDok voor de verwerking van de persoonsgegevens beroep doet op een andere organisatie
▪ Derde: elke persoon die geen medewerker of cliënt van OuderDok is
▪ Cliënt: hieronder verstaan we de betrokken ouders en hun kinderen (of kinderen voor wie ze wettelijke vertegenwoordigers zijn) die ingeschreven zijn voor een activiteit of die tijdens een vrij inloopmoment in onze ontmoetingsruimte aanwezig zijn of langskomen voor eerstelijns psychologische bijstand
▪ Medewerker: lid van de algemene vergadering of het bestuursorgaan, vrijwilliger, lector of begeleider van een workshop
▪ Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
De persoonsgegevens van Cliënten worden op een zorgvuldige wijze door OuderDok verwerkt en uitsluitend voor volgende doeleinden:
▪ het verwerken van aanmelding/inschrijving van de (kandidaat-)cliënt voor een geplande activiteit, zoals bv. een lezing of een workshop
▪ het organiseren en bieden van psychologische ondersteuning aan de cliënt (eerstelijnsbijstand)
▪ het berekenen, vastleggen en innen van financiële bijdragen en voor de financiële afhandeling van de verleende dienstverlening
▪ het onderhouden van de relatie en communicatie met de cliënt
De persoonsgegevens van Medewerkers worden op een zorgvuldige wijze door OuderDok verwerkt en uitsluitend voor volgende doeleinden:
▪ het onderhouden van de relatie en communicatie met de betrokkene
▪ het leiding geven aan, opleiden of begeleiden van de betrokkene
▪ het vaststellen en uitbetalen van eventuele onkostenvergoedingen
▪ het uitnodigen voor en houden van algemene vergaderingen, raden van het bestuursorgaan, werkgroepen, denktanken, …
De persoonsgegevens van Derden worden op een zorgvuldige wijze door OuderDok verwerkt en uitsluitend voor volgende doeleinden:
▪ het afsluiten en uitvoeren van overeenkomsten
▪ het behandelen van vragen
▪ het behandelen van klachten
▪ andere communicatieve doeleinden
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Voor de in bovenstaande punt opgesomde doelstellingen kunnen de volgende persoonsgegevens (niet-limitatief) worden gevraagd:
▪ persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, telefoon- en/of gsm-nummer, e-mailadres, eventueel leeftijd voor sommige workshops
▪ het rijksregisternummer van de leden van de algemene vergadering en het bestuursorgaan
▪ eventueel gegevens betreffende opleiding en vorming van lectoren of begeleiders van een workshop
▪ financiële en administratieve gegevens in geval van uitbetaling van onkostenvergoedingen
▪ fotomateriaal van Medewerkers of Cliënten voor op de website of social media
▪ alle andere gegevens opgelegd door de wet
De gevoelige persoonsgegevens worden enkel gebruikt:
▪ indien dit nodig is voor de uitvoering van de in bovenstaande punt beschreven doeleinden én de persoon hiervoor uitdrukkelijke toestemming geeft
▪ indien de verwerking betrekking heeft op persoonsgegevens die kennelijk door de persoon openbaar zijn gemaakt
▪ indien dit noodzakelijk is:
▪ ter bescherming van de vitale belangen van de persoon
▪ om redenen van zwaarwegend algemeen belang
▪ voor het verstrekken van gezondheidszorg
Hoe verkrijgen wij de persoonsgegevens?
Wij kunnen uit verschillende bronnen persoonsgegevens van Cliënten verzamelen, namelijk:
▪ gegevens verkregen van de betrokken Cliënt zelf
▪ gegevens verkregen uit andere bronnen zoals personen uit het netwerk van de Cliënt, social media, …
Wij kunnen uit verschillende bronnen persoonsgegevens van Medewerkers verzamelen, namelijk:
▪ gegevens verkregen van de betrokken Medewerker zelf
▪ gegevens verkregen uit andere bronnen zoals personen uit het netwerk van de Medewerker, social media, …
Wij kunnen uit verschillende bronnen persoonsgegevens van Derden verzamelen, namelijk:
▪ gegevens verkregen bij de betrokken Derde zelf
▪ gegevens verkregen via de formulieren op onze website
Juridische grondslag van de verwerking
Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:
▪ de persoon zijn ondubbelzinnige toestemming voor de verwerking heeft verleend
▪ de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de persoon partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de persoon en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst
▪ de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan OuderDok onderworpen is
▪ de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de persoon
▪ de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van OuderDok of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de persoon, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert
Verstrekking van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden verstrekt aan de Medewerkers van OuderDok en door hen verwerkt in het kader van hun taakuitoefening en in overstemming met de hiervoor vermelde doeleinden.
De persoonsgegevens die de persoon aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hiervoor beschreven doeleinden en/of indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift. Als er geen noodzaak is, is de toestemming van de persoon vereist voor het verstrekken van persoonsgegevens aan derden.
Wanneer wij de persoonsgegevens van de persoon delen met andere partijen (verwerkers) moeten er afspraken gemaakt worden om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen in een verwerkersovereenkomst. Met nieuwe partijen sluiten we verwerkersovereenkomsten af vooraleer persoonsgegevens aan hen worden verstrekt.
Het bewaren van persoonsgegevens
We bewaren de persoonsgegevens van personen niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt en/of voor de naleving van de wet- en regelgeving. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen.
Beveiliging van de persoonsgegevens
We treffen alle nodige technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens, tegen verlies of aantasting van de gegevens, tegen ongeoorloofde kennisneming en tegen wijziging of verstrekking daarvan. Deze maatregelen garanderen een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen.
De rechten van de persoon omtrent de verwerking van zijn persoonsgegevens
Personen van wie we de gegevens verwerken, hebben de volgende rechten:
▪ recht op informatie: Elke betrokkene mag vragen welke gegevens van hem verwerkt worden en wie er toegang toe heeft, waarom OuderDok die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden.
▪ recht op inzage: De betrokkene heeft het recht de persoonsgegevens die van hem worden verwerkt in te zien.
▪ recht op rectificatie en aanvulling: Indien de betrokkene fouten in zijn gegevens vindt, mag hij vragen om dit aan te passen. De betrokkene kan ook aanvullingen toevoegen aan zijn gegevens.
▪ recht op beperking van de verwerking: De betrokkene heeft het recht om te vragen om minder gegevens te laten verwerken.
▪ recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming gaf om persoonsgegevens te verwerken, heeft hij ook het recht om die persoonsgegevens te laten verwijderen.
▪ recht op dataportabiliteit: De betrokkene heeft het recht om zijn persoonsgegevens over te dragen.
▪ recht op bezwaar: Indien de betrokkene niet akkoord is met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van hem verwerkt worden, kan hij zich hiertegen verzetten.
Personen kunnen een verzoek indienen om gebruik te maken van hun rechten. Dit verzoek kan via e-mail verstuurd worden naar info@ouderdok.be of schriftelijk naar OuderDok vzw, Dok-Noord 4C, bus 001, 9000 Gent.
OuderDok heeft een maand de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen de vier weken zullen wij het verzoek uitvoeren en de betrokkene hierover informeren, of zullen wij aangegeven waarom we geen gehoor geven aan het verzoek.
In bepaalde en uitzonderlijke gevallen kan OuderDok dus weigeren om gehoor te geven aan een verzoek. Dit kan bijvoorbeeld wanneer het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.
Om de identiteit van de verzoeker te controleren, kunnen we vragen om een kopie van de identiteitskaart, rijbewijs of een ander identiteitsbewijs mee te sturen met de aanvraag. Indien een kopie van de identiteitskaart meegestuurd wordt, raden we sterk aan om daarbij de pasfoto en het rijksregisternummer onzichtbaar te maken. De organisatie vernietigt deze kopie na 3 maanden. Kan of wil de persoon geen kopie van het identiteitsbewijs opsturen, dan dient de persoon een afspraak te maken om ter plekke de identiteit te laten vaststellen.
Klacht over de manier waarop OuderDok persoonsgegevens verwerkt?
Personen met een klacht over de manier waarop OuderDok hun persoonsgegevens verzamelt, opslaat of gebruikt, kunnen hun klacht uiten via e-mail naar info@ouderdok.be of schriftelijk naar OuderDok vzw, Dok-Noord 4C, bus 001, 9000 Gent.
De organisatie zal er alles aan doen om klachten op te lossen, maar als de persoon niet tevreden is met de reactie, kan hij een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), de Belgische nationale dienst voor gegevensbescherming. Het stappenplan en de manier waarop u een klacht kan indienen, vindt u op deze webpagina van de GBA.
Opgemaakt te Gent op 13/02/2026.